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author Lisa Schwarz | Produktmarketing

Es dauert immer länger, am Ende des Monats den Finanzabschluss zu machen. Ihre Verkaufsprognosen beruhen mehr auf Vermutungen als auf Zahlen. Ihr Unternehmen hat Schwierigkeiten, bei der Anzahl der Bestellungen mitzuhalten und die Kundenzufriedenheit sinkt deshalb. Sie haben keinen Überblick über Ihren Bestand im Lager und eine Inventur ist ein enormer Aufwand. Wenn sich das nach Ihrem Unternehmen anhört – oder so ähnlich – dann könnte es an der Zeit sein, sich über ein ERP-System Gedanken zu machen.

Weil jedes Unternehmen anders ist, gibt es nicht den einen Indikator, der sagt: „Sie brauchen jetzt ein ERP!“ Aber die Unternehmen, die am meisten von einer ERP-Lösung profitieren würden, haben ganz ähnliche Probleme und Schwierigkeiten. Hat Ihr Unternehmen auch einige diese Probleme? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, welche fünf wichtigen Hinweise zeigen, ob Ihr Unternehmen bereit für ein ERP ist.

1. Sie haben jede Menge unterschiedliche Software für unterschiedliche Prozesse

Denken Sie ein paar Minuten darüber nach, wie Ihre Mitarbeiter Informationen erfassen, verfolgen und verarbeiten. Verwendet die Buchhaltung ein System für Forderungen und ein anderes für Verbindlichkeiten? Und der Vertrieb nutzt wiederum ein anderes zur Eingabe von Bestellungen? Ist der Prozess der Entgegennahme dieser Bestellungen und ihrer Erfüllung bis hin zur Abrechnung ein zeitraubender manueller Prozess? Verwenden die Mitarbeiter im Lager eine ganz andere Lösung zur Verfolgung von Versand und Wareneingang?

Wenn verschiedene Front- und Backend-Systeme getrennt voneinander laufen, kann dies verheerende Auswirkungen auf die Prozesse haben, die für einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen sorgen sollen. Ohne genaue Daten aus dem Vertrieb kann die Bestandsverwaltung leiden, während das Fehlen aktueller Informationen aus der Buchhaltung sich auf alles von Marketingbudgets bis hin zur Gehaltsabrechnung auswirken kann.

ERP-Software integriert diese Systeme, sodass sich jede Funktion des Unternehmens auf eine einzige Datenbank stützt. Weil es nur eine Informationsquelle gibt, die genaue Echtzeitdaten enthält, gibt es durch eine ERP-Lösung keine Datenengpässe mehr. Mitarbeiter können schneller bessere Entscheidungen treffen. In der dadurch gewonnenen Zeit können sie sich mit wichtigeren Aufgaben beschäftigen – und Ihr Unternehmen wächst schneller.

2. Es ist nicht einfach, Informationen über Ihr Unternehmen zu bekommen

Wenn Sie jemand fragt, was Ihre durchschnittliche Umsatzmarge ist: Wie lange würde es dauern, das herauszufinden? Und was ist mit anderen wichtigen Leistungskennzahlen wie Bestellungen pro Tag oder dem aktuellen Umsatz? Bei einem Unternehmen, das sich auf isolierte Systeme und Tabellenkalkulationen stützt, die dauernd aktualisiert werden müssen, kann das ziemlich lange dauern.

Unternehmen arbeiten heute schneller als je zuvor. Und das bedeutet, dass Mitarbeiter überall im Unternehmen sofort Zugang zu wichtigen Daten brauchen. Mit einer ERP-Lösung erhalten Führungskräfte einen ganzheitlichen Blick auf die Unternehmensprozesse, und das jederzeit. Andere Mitarbeiter können die Informationen abrufen, die Sie brauchen, um ihre Aufgabe effektiv zu erledigen. So sollten Vertriebsmitarbeiter beispielsweise alle Transaktionen eines Kunden sehen können, sodass sie aktiv Vertragsverlängerungen verbessern, das Upselling steigern und Crosselling-Chancen nutzen können.

3. Die Buchhaltung braucht länger und ist komplizierter

Häufig kommt das erste erkennbare Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen ein ERP braucht, aus der Buchhaltung. Wenn sich Mitarbeiter auf papierbasierte Rechnungen und Kundenaufträge stützen und sie jede Woche stundenlang manuell in die verschiedenen Buchhaltungs- und Vertriebssysteme eingeben – dann sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie viel Zeit verschwendet wird. Das sind Aufgaben, die ERP-Software sofort erledigt.

Dasselbe gilt für Finanzberichte. Wenn es ewig dauert, Finanzdaten aus unterschiedlichen System und zahllosen Tabellenkalkulationen zu konsolidieren und abzustimmen, dann hat ein ERP-System eine deutliche Wirkung. Denn alle Finanzdaten befinden sich dabei in einer einzigen Datenbank. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung müssen nicht Stunden damit verbringen, Informationen zu übertragen, Zahlen neu einzugeben oder Daten manuell abzugleichen. Ihre Buchhaltung wird produktiver und kann wichtige Berichte ohne Verzögerung und Frust abliefern.

4. Vertrieb und Kundenerlebnis leiden

Wächst ein Unternehmen, dann ist das Bestandsmanagement häufig eine der größten Herausforderungen. Sicherzustellen, dass die richtige Menge an Produkten zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenstätigkeit.

Wenn Vertriebs-, Inventar- und Kundendaten getrennt gepflegt werden, kann das zu ernsthaften Problemen überall im Unternehmen führen. Wenn ein beliebtes Produkt vergriffen ist, wird der Vertrieb ausgesetzt, bis die nächste Lieferung eingeht. Wenn dann ein Kunde anruft und nach einer Bestellung fragt, können die Mitarbeiter diese nicht verfolgen und sehen, ob sie schon versandt wurde – Ihr Unternehmen entwickelt einen schlechten Ruf was Zuverlässigkeit und Service angeht.

Mit einem ERP-System hingegen haben die Mitarbeiter in jeder Abteilung Zugang zu den gleichen, aktuellen Informationen. Mitarbeiter sollten Kundenanfragen zu Bestellungen, Versand- und Zahlungsstatus, Serviceanfragen und ähnlichem beantworten können, ohne dass sie erst auflegen und bei einer anderen Abteilung anrufen müssen. Oder noch besser: Kunden sollten einfach online auf ihrem Konto nachsehen können und dort Statusinformationen finden. Und natürlich kann auch der Lagerleiter sehen, wenn der Warenbestand niedrig wird und nachbestellen.

5. Ihre IT ist zu komplex und verschlingt zu viel Zeit

Einer der größten Nachteile mit mehreren, im Unternehmen verteilten Systemen besteht darin, dass das IT-Management zum Albtraum werden kann. Diese Systeme anzupassen, sie zu integrieren und mit Patches und Upgrades zu pflegen, kann komplex und teuer werden und wichtige Zeit und Ressourcen binden.

Wenn das Stückwerk aus Systemen lokale, veraltete Unternehmenssoftware umfasst, dann machen Systemupgrades irgendwann mehr Arbeit, als sie wert sind. Solche Aktualisierungen sind nicht nur teuer und zeitaufwändig, sondern beseitigen möglicherweise sogar Anpassungen, die IT-Mitarbeiter integriert haben. Es ist also nicht verwunderlich, warum zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen mit veralteten Versionen ihrer Unternehmenssoftware arbeiten.1

Statt noch mehr Software hinzuzufügen – was es noch komplexer macht – bekommen Sie mit ERP-Technologie die nötige Agilität, mit der Sie flexibel sind, wenn sich geschäftliche Anforderungen schnell ändern. Deswegen ist es entscheidend, einen ERP-Cloud-Anbieter wie NetSuite zu wählen. Mit NetSuite sind Systemaktualisierungen kein Problem mehr. Neue Funktionen lassen sich einfach ergänzen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert.

Wenn Sie mehr über Cloud-basierte ERP-Anbieter wie NetSuite erfahren möchten und warum sie ideal für Unternehmen sind, dann klicken Sie hier.

1 "Why Cloud Computing Matters to Finance," Ron Gill, CMA, CFM: Strategic Finance, January 2011.


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