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In jedem Unternehmen ist die Implementierung einer ERP-Lösung ein kritisches Projekt, das ernst genommen werden muss. Von der Sorge um die Kosten und den Nachweis des ROI bis hin zu praktischen Überlegungen darüber, wer den Prozess managen wird, erfordert die Einführung eines ERP-Systems das Engagement eines Projektteams und die Unterstützung durch das Management.
Auch wenn die ERP-Implementierung ein großes Unterfangen ist, muss der Prozess nicht mühsam sein. Bei richtiger Planung, Auswahl und Umsetzung kann die Einführung eines ERP-Systems reibungslos vonstattengehen und die Effizienz im Unternehmen schnell verbessern. Dieser Artikel erläutert bewährte Best Practices, die dabei helfen.
Angesichts des großen Funktionsumfangs von ERP ist es nicht verwunderlich, dass es verschiedenen Formen der ERP-Implementierung gibt. Sie können beschließen, Ihr eigenes maßgeschneidertes ERP zu erstellen und es von Grund auf zu programmieren. Allerdings ist wegen der Kosten und der Komplexität eines so großen Projekts der Do-it-yourself-Ansatz im Allgemeinen keine gute Idee.
Oder Sie kaufen eine On-Premise-ERP-Software und installieren sie auf den Computern und Servern Ihres Unternehmens. Bevor Sie jedoch in eine solche ERP-Lösung investieren, sollten Sie sich die ernüchternde Tatsache vor Augen führen, dass zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen alte Versionen ihrer ERP-Software betreiben. 1 Woran liegt das? Unternehmen entscheiden oft, dass der Aufwand für die Implementierung neuer Releases zu hoch ist – zumal jedes Upgrade bedeutet, dass das Unternehmen Gefahr läuft, kritische individuelle Anpassungen und Integrationen zu verlieren. Nur mit stets aktueller Technologie können Sie aber das volle Potenzial Ihres ERP-Systems ausschöpfen. Daher ist es wichtig, eine Bereitstellungsoption zu wählen, die einfach zu aktualisieren ist und dabei benutzerdefinierte Funktionen und Anpassungen beibehält.
Erfreulicherweise gibt es eine dritte Option, die diese Anforderung erfüllt: eine cloudbasierte ERP-Lösung wie NetSuite. Da das System in der Cloud installiert ist und vollständig vom ERP-Anbieter verwaltet wird, müssen Sie bei einer cloudbasierten Lösung keine teuren Vorabinvestitionen in IT-Hardware und Server tätigen und sich auch nicht darum kümmern, Personalressourcen für die Systemadministration bereitzustellen. Cloudbasierte Lösungen sind in der Regel erheblich schneller und einfacher zu implementieren als On-Premise-Systeme. Außerdem ist der ERP-Anbieter für die Wartung und Aktualisierung der Cloud-Lösung verantwortlich ist, wobei Ihre individuellen Anpassungen und Integrationen bei System-Upgrades automatisch aktualisiert werden. So können Sie immer sicher sein, dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit mit den modernsten ERP-Funktionen arbeitet.
Zur Unterstützung durch das Management gehört mehr als die Genehmigung der Investition in eine ERP-Lösung. Ein entscheidendes Erfolgskriterium besteht darin, den Führungskräften genau zu erklären, was die ERP-Implementierung für das Unternehmen bedeutet. Denn mehr als andere Software kann die ERP-Technologie das Unternehmen verändern – eine Idee, die das Management unterstützen muss, bevor Sie mit der Implementierung fortfahren sollten. Regelmäßige Kommunikation der Führungskräfte über die Implementierungspläne für das ERP-System und die damit verbundenen Veränderungsprozesse ist unerlässlich, um einen Konsens und sogar Begeisterung im Unternehmen herzustellen.
ERP-Software ist eine leistungsstarke Technologie, die Prozesse straffen, die Transparenz verbessern, Kosten senken und die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geschäfte tätigt, vollständig verändern kann – aber das wird nicht über Nacht passieren. Von der Buchhaltung und Bestandsführung bis hin zu E-Commerce und CRM umfassen ERP-Lösungen viele komplexe Frontoffice- und Backoffice-Abläufe, die integriert werden müssen, um ein nahtloses Erlebnis für den Endanwender zu schaffen.
Das erfordert sorgfältige Planung und ausreichend Zeit für die Umsetzung. Wenn Sie den Implementierungsprozess beschleunigen wollen, stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt den richtigen Umfang hat und arbeiten Sie mit erfahrenen, sachkundigen ERP-Experten zusammen. NetSuite-Kunden implementieren ihr ERP-System meist innerhalb von drei Monaten – wohingegen der Branchendurchschnitt für die Implementierung eines On-Premise-Systems 18 Monate beträgt.
Bevor Sie mit der ERP-Einführung beginnen, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die personellen Ressourcen verfügt, die notwendig sind, um das Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Das mag wie eine Binsenweisheit erscheinen, aber viele Unternehmen starten das ERP-Projekt, ohne ausreichend Personal dafür abzustellen, was zu überlasteten, unzufriedenen Mitarbeitern und einer suboptimalen Installation führt.
Die Ernennung eines dedizierten Projektleiters und eines Teams für die ERP-Implementierung trägt dazu bei, dass das Projekt reibungslos verläuft. Erwägen Sie, den Mitgliedern des ERP-Teams einen Teil ihrer normalen Aufgaben abzunehmen, damit sie genügend Zeit haben, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Bestimmen Sie einen Teamleiter mit starken Projektmanagementfähigkeiten, der die Kommunikation im Team moderieren, auftretende Probleme lösen und dafür sorgen kann, dass die Implementierung termingerecht abgeschlossen wird.
Wenn Sie diese Best Practices beherzigen, können Sie Ihre Implementierung auf die richtige Art und Weise beginnen und den gesamten Prozess erfolgreich gestalten. Die Suche nach der besten Implementierungsoption für Ihr Unternehmen, die Unterstützung durch das Management und die Mitarbeiter, die Festlegung realistischer Ziele, die Bereitstellung von ausreichend Personal, die Ernennung eines starken Projektmanagers – das alles nimmt Zeit in Anspruch, es trägt aber entscheidend zu einer schnellen Einführung und effektiven Nutzung Ihres ERP-Systems bei und damit langfristig zu einem besser geführten Unternehmen.
1“Why Cloud Computing Matters to Finance,” Ron Gill, CMA, CFM: Strategic Finance, January 2011.