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Einführung

Jedes wachstumsstarke Unternehmen muss entscheiden, mit welchem Geschäftssystem es seine expandierenden Aktivitäten steuern will. Die konsequente Planung eines integrierten Systems wird aber oft vernachlässigt, weil es zunächst dringender erscheint, kurzfristige Umsatzziele zu erreichen. Und so werden dann in den einzelnen Unternehmensbereichen zu unterschiedlichen Zeitpunkten verschiedene Anwendungen installiert, was zu Ineffizienzen bei den Geschäftsprozessen und Herausforderungen bei der Softwareintegration führt. Aber wie sind diese Probleme überhaupt entstanden – und wie lassen sie sich vermeiden?

Architektur eines typischen Business-Systems mit Silos

Ein schnell wachsendes Unternehmen kann sich bald mit einer komplexen Anwendungslandschaft wiederfinden. Zu Beginn installieren Unternehmen meistens eine Buchhaltungssoftware.

Um mehr Kunden zu gewinnen, setzen sie dann Standalone-System für das Opportunity-Management ein, außerdem separate Kundendienstsysteme zur Lösung von Problemen im Kundenservice. Bestandsmanagement, Auftragsmanagement und Fulfillment werden mit unterschiedlicher Software und Tabellenkalkulationen adressiert.

Um den Umsatz weiter zu steigern, eröffnen viele Unternehmen neue Standorte und erschließen zusätzliche Vertriebskanäle, was zu anspruchsvolleren Prozessen führt, beispielsweise durch E-Commerce-Integration, Abonnements-Abrechnung, Finanzkonsolidierung. Zur Unterstützung dieser Prozesse werden Systeme verschiedener Anbieter, selbstentwickelte Anwendungen oder eine Vielzahl von Workarounds und Tabellenkalkulationen eingesetzt.

Unternehmen, die ihre Systeme im Laufe der Zeit auf diese Weise anschaffen, müssen sich bald mit einer schlecht geplanten Architektur auseinandersetzen, die kurzfristige Anforderungen suboptimal abdeckt und das Unternehmen langfristig daran hindert, effizient zu wachsen. Denn das verworrene Geflecht von isolierten Business-Software-Systemen hemmt die Flexibilität, die Produktivität und letztlich die Wachstumsfähigkeit des Unternehmens.

Probleme, die durch Software-Silos entstehen

Wenn wachstumsstarke Unternehmen Siloanwendungen einsetzen, ergeben sich viele Herausforderungen, die so schwerwiegend werden können, dass sie das Wachstum lähmen. Dies sind die fünf Hauptthemen, die Ihr Wachstum behindern können, wenn Sie ein Unternehmen mit unterschiedlichen Business-Software-Systemen führen:

Aktivitäten ohne Wertschöpfung Wenn sich Ihr Unternehmen im Wachstumsmodus befindet, muss jeder Mitarbeiter mit optimaler Produktivität arbeiten. Kämpfen Ihre Mitarbeiter mit ineffizienten Prozessen, haben sie jedoch weniger Zeit für ihre Kernaufgaben. Unzusammenhängende Prozesse führen dazu, dass wichtige Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, Spesenfreigabe und Fulfillment unnötig lange dauern. So verbringen Mitarbeiter vielleicht Stunden damit, Auftragsinformationen in das Buchhaltungssystem einzugeben, während ihre Vertriebskollegen dieselben Daten längst im CRM-System erfasst haben. Werden in der Zwischenzeit Bestellungen storniert, müssen die Mitarbeiter unter Umständen große Datenmengen durchsuchen, um die Informationen wieder abzustimmen. Diese manuelle Doppelarbeit ist nicht nur ineffizient, sie erhöht auch die Fehlerquote.

Fehlender Echtzeit-Überblick Verschiedene Software-Systeme und separate Datenbanken machen es schwer, sich zeitnah einen Gesamtüberblick verschaffen. Zuverlässige, aktuelle Berichte aus den Bereichen Finanzen, Vertrieb, Marketing, Service und Fulfillment sind entscheidend für eine integrierte Sicht auf die Geschäftstätigkeit. Die meisten Unternehmen verzichten aber irgendwann darauf, die Informationen regelmäßig auszuwerten, da die Beschaffung, Extraktion und Analyse der Daten zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Oder es werden unzählige Stunden damit vergeudet, verteilte Informationen miteinander zu verknüpfen. Als Folge davon treffen Unternehmen kritische Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer, fehlerhafter, veralteter Informationen – oder einfach aus dem Bauch heraus.

Integrationsaufwand Gibt es viele unterschiedliche Anwendungen, investiert die IT-Abteilung enorm viel Zeit und Geld in deren Integration, Wartung und Aktualisierung. Sobald neue Versionen gekauft werden, sind noch mehr Integration und Wartung erforderlich, damit die verschiedenen Versionen wieder zusammenarbeiten. Dadurch wird wertvoller IT-Aufwand verschwendet, und die Wartungskosten schnellen in die Höhe.

Kundenabwanderung: Bei hartem Wettbewerb ist es wichtig, dass Unternehmen ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bieten, um Kunden zu gewinnen und sie langfristig zu binden. Dazu gehört, die Kunden schnell und präzise über den Auftragsstatus zu informieren. Werden separate Systeme eingesetzt, ist es für die Mitarbeiter aber schwer, jederzeit die gewünschten Auskünfte zu geben, weil sie keinen Echtzeit-Zugriff auf alle Interaktions- und Transaktionsdaten haben. Negative Mundpropaganda und Abwanderung der Kunden können die unangenehmen Folgen sein.

Ein integriertes Softwaresystem stellt sicher, dass die Kunden die richtigen Informationen und das richtige Kundenerlebnis haben und dass Ihre Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für den Verkauf, die Wartung und eine optimale Kundenbetreuung benötigen.

Vorteile einer integrierten Software-Suite

Damit Ihr Unternehmen schnell wachsen kann, ist es unerlässlich, dass Ihre Business-Anwendungen auf einer einzigen Code-Basis, einer Datenbank und integrierten Geschäftsprozessen basieren. Zu den Vorteilen einer solchen Konzeption gehören enorme Kosteneinsparungen und eine verbesserte Unternehmensproduktivität:

Prozesseffizienz im gesamten Unternehmen Durch die Automatisierung von Schlüsselprozessen – wie Auftragsverwaltung, Fulfillment, Rechnungsstellung, Inkasso, Spesengenehmigungen und Finanzkonsolidierung – können Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter vermeiden, die ansonsten für die Verwaltung dieser Prozesse erforderlich wären, und gleichzeitig Mitarbeiter für höherwertige Aktivitäten einsetzen. In einer ROI-Studie bei Kunden, die die führende Cloud-Business-Suite NetSuite einsetzen, stellte Nucleus Research fest, dass Unternehmen durch den Einsatz einer integrierten Suite ihren Finanzabschluss um bis zu 50 % schneller machen, die Verkaufsproduktivität um 12,5 % steigern, den Lagerumschlag um 50 % erhöhen und weitere Effizienzsteigerungen erzielen konnten. Dank rationalisierter Abläufe konnte beispielsweise Siracom den Umsatz im Vergleich zum Vorjahr um 30 Prozent steigern, ohne neue Mitarbeiter einzustellen.

Erheblich besserer Überblick Echtzeit-Transparenz ist wichtig, um zeitnah fundierte Entscheidungen treffen zu können. Wenn die Mitarbeiter Informationen von fast überall sofort abrufen können, ohne Ressourcen für die Datenextraktion zu verschwenden oder Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen zu müssen, sind sie besser informiert und können genauere und schnellere Entscheidungen treffen. So konnte die Fehlerquote beim Finanzteam von DWA Media durch weniger manuelle Dateneingaben um 50 % reduziert werden, während der Aufwand für die monatliche Konsolidierung und Berichterstattung von 14 Tagen auf acht Tage reduziert wurde.

Deutliche Zeit- und Kostenersparnis bei der IT Wenn die IT nicht mehrere Systeme beschaffen, installieren, warten und miteinander integrieren muss, reduziert das die Betriebskosten erheblich, und die gesparte IT-Zeit kann für das Unternehmenswachstum und die Verbesserung des operativen Betriebs aufgewendet werden.

Durch die Nutzung der Cloud hat P3 Medical, weltweit tätiger Hersteller von medizinischen Geräten, 75.000 Pfund gespart, plus 25.000 Pfund jährlich für Administration und Wartung. Der Aufwand für den Monatsabschluss wurde von drei Wochen auf zwei Tage reduziert. Die Produktionskosten sind um 100.000 £ pro Jahr gesunken.

Schnelles Wachstum Durch einheitliche Prozesse und Daten im Auftrags- und Rechnungswesen kann ein integriertes System die Expansion in neue Regionen, Märkte, Produktlinien und Vertriebskanäle erheblich beschleunigen. Die größere Transparenz unterstützt auch das Upselling und Cross-Selling in der Kundenbasis.

Nach der Implementierung von NetSuite OneWorld in nur sechs Wochen konnte Deliveroo im folgenden Quartal problemlos sechs neue Tochtergesellschaften und kurz darauf drei weitere hinzufügen, wobei das Echtzeit-Reporting dem Unternehmen detaillierte Einblicke in die Kosten ermöglichte.

Anpassung und Innovation Da Prozessänderungen schnell umgesetzt werden können, können normale Geschäftsanwender ihr funktionales Know-how einsetzen, um Prozesse und Anwendungen so anzupassen, dass die Leistung verbessert wird. In der Zwischenzeit kann sich die IT-Abteilung auf strategische Initiativen und Innovationen konzentrieren, die Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Zusammenfassung

Heute setzen Unternehmen in allen Branchen anspruchsvolle Unternehmenssoftware für die Betriebsführung ein. Viele Firmen kämpfen aber immer noch damit, mit ihrem Wachstum Schritt zu halten und die Kosten effektiv zu managen. Fast immer ist das auch darauf zurückzuführen, dass eine Reihe separater Anwendungen im Einsatz ist. Das verursacht Engpässe bei den Prozessen und beeinträchtigt die Produktivität der Mitarbeiter. Integrierte cloudbasierte Software-Suiten wie Oracle NetSuite ermöglichen es den Unternehmen, diese Schwierigkeiten zu überwinden, die sie bisher daran hinderten, profitabel zu wachsen.

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